Jarenlang werkte Herma Kluin bij banken en verzekeraars. Daar zag ze fraude en oplichting. Dat ging tegen haar rechtvaardigheidsgevoel in. Toen ze haar baan opzegde, besloot ze bij Ben Zuidema de opleiding tot privédetective te volgen. Met haar recherchebureau Incognito is ze inmiddels specialist op het gebied van bedrijfsrecherche en particuliere onderzoeken in binnen- en buitenland. In dit artikel behandelen we twee van haar specialismen: screening en ziekteverzuimfraude.
‘Met goede screening aan de voorkant kun je een boel ellende voorkomen’, weet Herma. ‘Daarom vind ik dat er in sectoren waar betrouwbaarheid en invloed een grote rol spelen – zoals de zorg, overheid, banken en verzekeringen – screening een vereiste moet zijn.’ Screening Herma vertelt een casus van een anesthesist die ontslagen was bij ziekenhuis X, omdat hij opiaten stal en stoned bij de operatietafel stond. ‘Vervolgens solliciteert hij bij ziekenhuis Y en wordt aangenomen. Maar jij hebt als ziekenhuis wel een groot probleem als patiënten niet meer wakker worden, omdat ze een infuus kregen van iemand onder invloed. Ik denk ook aan een man die bij een bank werkte, maar in het verleden een auto-overval pleegde. Of iemand die in de gevangenis heeft gezeten voor necrofilie (seks met dode mensen), maar later een eigen uitvaartonderneming begon. Hoe dan? Het is daarom belangrijk om als werkgever, maar ook als KvK, te vragen naar referenties bij vorige werkgevers en de persoon op een andere manier na te trekken. Veel mensen gaan uit van het goede van de mens, maar dat kan in deze tijd niet meer. Veel bedrijven denken achteraf: had ik maar een screening gedaan. Dat kost geld, maar uiteindelijk verlies je meer als je niet verder gekeken hebt dan je neus lang is. In het kader van goed werkgeverschap kun je in ieder geval zeggen dat je er alles aan hebt gedaan.’
Herma kan met bepaalde systemen verder kijken dan de gemiddelde leek, waardoor ze meer boven water krijgt. ‘Toch kun je zelf ook op onderzoek uitgaan. Google gewoon eens. Wat kan ik over die persoon vinden? Kijk op de socials en andere open bronnen. Mocht je ergens vraagtekens bij hebben, vraag om duiding. Bedenk daarbij dat niet alles wat op internet staat waar is. Dus gebruik het als weetmateriaal. Let tijdens een gesprek op non-verbale communicatie. Kijk hoe die persoon reageert op lastige vragen (stel die ook gerust!). Als het repeterende patroon anders wordt en er iets verandert in het gezicht, vraag dan door. Ik vind een huisbezoek ook ongelooflijk waardevol. Dat kan een onderdeel zijn van onze screening. Daar moet iemand wel voor openstaan. Een huis zegt alles over wie jij bent. Wil iemand dat niet en is er geen goede reden voor, dan is dat misschien een teken aan de wand. Belangrijk: twijfels en verdenkingen beginnen bij een onderbuikgevoel, maar dat is nooit voldoende. Vooringenomenheid is gevaarlijk. Baseer je altijd op feiten. Bedenk ook dat je je in je zoektocht moet houden aan de wettelijke kaders van privacy, zodat je zelf niet in de problemen komt.’
‘Met goede screening aan de voorkant
kun je een boel ellende voorkomen’
Ziekteverzuimfraude
Herma heeft in de afgelopen jaren ook veel ziekteverzuimfraude gezien. ‘Dat kost werkgevers veel geld, maar je kunt dat geld al snel terugverdienen. Maar hoe kom je erachter of iemand echt ziek is? Als werkgever mag je namelijk niet vragen wat iemand mankeert. Als je niks te verbergen hebt, zijn de meesten bereid om er wel iets over te delen, zeker als je een goede band hebt met elkaar. Als iemand geheimzinnig doet, mag je daar wel vraagtekens bij zetten. Een werkgever mag overigens wel vragen wat iemand nog in staat is om te doen, in het kader van re-integratie. Men haalt tegenwoordig veel info via ChatGPT, wat helaas soms nog meer fraude in de hand werkt. Zoek samen naar een weg om eruit te komen.’
Het is als werkgever goed om naar patronen te kijken. ‘Sommigen zijn altijd vlak voor of vlak na vakanties of feestdagen of op maandag ziek. Op die manier plakken ze er nog een aantal extra dagen aan of moeten ze hun kater verwerken. Of iemand is vaak ziek rondom een belangrijke deadline. Het is kinderachtig, maar maak een tijdlijn. Iemand kan zich ook ziekmelden nadat een werkgever nieuwe regels heeft ingesteld, waar die persoon het niet mee eens is. Dan ben je dus niet ziek, maar spreek je van een arbeidsconflict. Sowieso zijn de meeste ziekmeldingen niet werkgerelateerd, maar vanwege de thuissituatie. Daar moet je als werkgever over in gesprek gaan en kijken waar je hulp kunt bieden.
Veel werkgevers reageren op een niet-helpende manier op ziek zijn. Dan is er ook minder bereidheid om mee te werken vanuit de werkgever. Wat daarnaast veel voorkomt, is dat een medewerker zich steeds op het juiste moment beter meldt. Bijvoorbeeld vlak voordat hij of zij een spoor2-traject in moet of vlak voordat een re-integratietraject start. Ook bij vermoeden van ziekteverzuimfraude mag je de socials checken. Heeft iemand enorm last van zijn nek en rug, maar zit hij wel ieder weekend op de racefiets? Dan mag je hem daarop niet ondervragen. Wel is het dan zinvol om bij heel grote twijfels te kijken wat hij nog meer doet. Maar enige terughoudendheid is wel belangrijk. Een zwaardere optie is observatie, zoals wij dat als bureau geregeld doen. Ik schaduwde een man die strompelend bij de Arboarts kwam. Eenmaal in de tram liep hij normaal. Dit zijn geen uitzonderingen. Eerlijk is eerlijk: Arboartsen werken soms, zonder dat ze het beseffen, mee aan ongeoorloofd ziekteverzuim. Simpelweg omdat ze uitgaan van het beste van de mens – en dat is ook goed – maar soms moet je er ook doorheen prikken en extra doorvragen.’
Ziekteverzuimfraude kun je nooit helemaal voorkomen, maar volgens Herma kun je als werkgever wel iets doen om de kans te verkleinen. ‘Verbind je met je personeel, communiceer goed, heb aandacht voor je medewerkers en zorg voor een goede bedrijfscultuur. Creëer een mooie, gezellige en gezonde werkomgeving. Gaat het toch mis en wil je juridische maatregelen nemen? Zorg dan dat je zelf eerst alle stappen goed hebt doorlopen, zodat jou niks te verwijten valt.’